Dernière mise à jour : 5 novembre 2026
1. Introduction
ChatDirect (ci-après « nous », « notre ») s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs et des visiteurs des sites web de ses clients. La présente politique de confidentialité décrit les données que nous collectons, comment nous les utilisons et les mesures que nous prenons pour les protéger.
Cette politique est rédigée en application de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
3. Données collectées
3.1 Données des clients (titulaires de compte)
- Nom, courriel, nom d'entreprise lors de la création du compte
- Informations de configuration du chatbot (personnalité, couleurs, base de connaissances)
- Documents téléversés pour le RAG (PDF, Word, TXT) et URLs de pages web indexées
- Données d'utilisation (nombre de conversations, tokens consommés)
- Clés API chiffrées (si mode BYOK activé)
- Secret TOTP pour l'authentification à deux facteurs
3.2 Données des visiteurs (utilisateurs du chatbot)
- Messages échangés avec le chatbot
- Informations fournies volontairement (nom, courriel, téléphone) via le formulaire de lead
- Page web d'origine de la conversation
- Identifiant de session anonyme
- Adresse IP : conservée sous forme hachée dans les conversations ; dans les leads (contacts capturés), enregistrée en entier par défaut, chaque client pouvant choisir, dans son portail, de la tronquer, de la hacher ou de ne pas la conserver
3.3 Données que nous ne collectons PAS
- Données de géolocalisation précise
- Cookies de pistage tiers (sauf Google Analytics si activé par le client)
- Données biométriques
- Informations financières ou de carte de crédit (traitées par le prestataire de paiement)
4. Utilisation des données
Nous utilisons les données collectées pour :
- Fournir le Service : acheminer les messages vers les fournisseurs d'IA, générer les réponses du chatbot, capturer les leads, traiter les messages multi-plateforme (SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram)
- Améliorer le Service : statistiques anonymisées d'utilisation, optimisation des performances
- Communications : notifications liées au compte, alertes de sécurité, support technique
- CRM intégré : gestion des leads, scoring, pipeline, relances et fonctions d'IA décrites à la section 5 (uniquement accessible au client concerné)
- Sécurité : détection de fraude, prévention d'abus, rate limiting
Nous ne vendons jamais vos données à des tiers. Nous ne partageons vos données qu'avec les fournisseurs d'IA nécessaires au fonctionnement du chatbot et des fonctions d'IA du CRM (Anthropic, OpenAI, Google, Mistral), selon le modèle choisi par le client (voir la section 5).
Génération d'embeddings (RAG) : lorsqu'un client téléverse des documents ou indexe des pages web, le contenu textuel est envoyé à l'API OpenAI (modèle text-embedding-3-small) pour générer des vecteurs sémantiques. Ces vecteurs sont stockés dans Supabase (PostgreSQL avec pgvector) au Canada (AWS ca-central-1, Montréal).
5. Fonctions d'intelligence artificielle du CRM
Le CRM intégré de ChatDirect comprend des fonctions d'aide fondées sur l'intelligence artificielle (IA). Elles traitent des renseignements personnels que l'entreprise cliente détient dans son compte : conversations du chatbot, coordonnées des contacts, notes et activités. Pour ces renseignements, l'entreprise cliente demeure responsable de ses données ; ChatDirect agit comme sous-traitant (fournisseur de services) et ne les traite que pour lui fournir le Service.
5.1 Fonctions en service
- Remplissage des champs d'un contact (« Remplir avec l'IA ») : complète les champs personnalisés que le client a cochés « IA » dans les réglages du CRM, à partir de ce que le visiteur a lui-même indiqué dans la conversation du chatbot. Données : contenu de la conversation (40 derniers messages au plus) et libellés des champs à remplir. Seuls les champs vides sont remplis ; une valeur saisie à la main n'est jamais remplacée, et chaque ajout est inscrit à l'historique du contact comme rempli par l'IA. Le remplissage se fait à la demande (bouton) ou automatiquement après la fin d'une conversation, pour les seuls champs cochés « IA ».
- Score, probabilité de conversion et détection d'intention : aident à prioriser les contacts. Le score et la probabilité de conversion sont calculés sur nos serveurs selon des règles fixes (nombre de messages, durée de la conversation, retours sur le site, pages consultées, mots-clés, présence de coordonnées). Lorsque l'option de détection d'intention est activée dans la configuration du chatbot, le modèle d'IA du chatbot signale en plus, pendant la conversation, un niveau d'intention (moyen ou élevé) ; ce calcul n'entraîne aucun envoi supplémentaire au fournisseur d'IA.
- Phrase de priorités « Ma journée » (portail et courriel du matin) : suggère par quoi commencer la journée. Données : titres et échéances des activités en retard ou prévues, noms des contacts concernés, titre, étape et valeur des affaires sans mouvement. La phrase est produite au plus une fois par jour et par utilisateur, et seulement s'il y a des activités en retard ou des affaires qui stagnent.
- Aide à la rédaction de courriels : propose un brouillon (suivi, proposition, relance, remerciement). Données : nom du contact, statut, score et extrait de la conversation ou de l'affaire. Le brouillon s'affiche à l'utilisateur, qui le relit, le modifie et l'envoie lui-même ; rien n'est envoyé automatiquement.
- Lecture d'une carte d'affaires (application mobile) : préremplit un nouveau contact. Données : la photo de la carte et les coordonnées qu'elle contient (nom, courriel, téléphone, entreprise, fonction, site web). La photo est transmise à Anthropic (modèles Claude), seul fournisseur utilisé pour cette fonction, et n'est pas conservée par ChatDirect après la lecture. L'utilisateur vérifie les champs proposés avant d'enregistrer le contact.
- Mise au propre d'une note dictée (application mobile) : rend lisible une note de suivi et propose, s'il y a lieu, une activité de suivi datée (appel, rencontre, tâche, courriel). Données : le texte de la note. La dictée vocale est convertie en texte par le téléphone ; ChatDirect ne reçoit que le texte. La note réécrite et le suivi proposé sont soumis à l'utilisateur, qui les accepte ou les modifie.
- Analyse des avis négatifs (Review Booster) : lorsqu'un client de l'entreprise laisse une note de 1 à 3 étoiles avec un commentaire, l'IA en résume les points d'amélioration pour l'entreprise et rédige un court message de réponse affiché à l'auteur du commentaire. Données : le texte du commentaire. Cette fonction passe par le fournisseur d'IA retenu par ChatDirect (Anthropic, ou OpenAI en secours), quel que soit le modèle choisi par le client.
- Titres et résumés des conversations : facilitent le tri de la boîte de réception. Données : contenu de la conversation. Le titre (quelques mots) et le résumé sont conservés avec la conversation.
5.2 Fonctions en préparation
D'autres fonctions sont en développement et pourront être proposées, d'abord en version bêta et à la demande du client : repérage des besoins exprimés par les visiteurs dans les conversations du chatbot pour préparer des opportunités (affaires) dans le CRM du client, résumés de dossiers et recommandations d'actions, préparation de soumissions. Elles suivront les principes de la présente section, et cette politique sera mise à jour avant leur mise en service.
5.3 Transmission au fournisseur d'IA
Sauf pour le calcul du score, effectué sur nos serveurs, le contenu nécessaire à chaque fonction (texte des messages, coordonnées, notes ou photo) est transmis au fournisseur d'IA utilisé : en règle générale, celui du modèle choisi par le client (Anthropic, OpenAI, Google ou Mistral), sous réserve des exceptions indiquées ci-dessus. Les conditions de transfert et de conservation décrites aux sections 10 (Transferts internationaux) et 11 (Sous-traitants) s'appliquent. Les résultats sont enregistrés dans le compte du client, hébergé au Canada.
5.4 Des suggestions à vérifier
Les résultats produits par l'IA sont des suggestions : ils peuvent être incomplets ou inexacts et doivent être vérifiés par l'utilisateur. Aucune de ces fonctions ne prend de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques ou des effets importants comparables à l'égard d'une personne. Le score et la probabilité de conversion servent à organiser le travail commercial et ne doivent pas servir de seul fondement à une telle décision.
5.5 Limites d'utilisation
Ces fonctions sont soumises à des plafonds par compte, par exemple : 150 remplissages de fiches par 24 heures, 100 appels par 24 heures pour les fonctions d'IA de l'application mobile et 20 demandes d'aide par heure dans le portail. Ces plafonds peuvent évoluer.
5.6 Ne pas utiliser ou désactiver ces fonctions
- Les fonctions lancées par un bouton (remplir une fiche, rédiger un courriel, lire une carte, mettre une note au propre) ne s'exécutent que si un utilisateur les déclenche.
- Le remplissage automatique ne concerne que les champs cochés « IA » dans les réglages du CRM ; il suffit de les décocher pour l'arrêter.
- La détection d'intention et Review Booster sont des options de la configuration du chatbot, désactivables à tout moment.
- Dans l'application mobile, l'utilisateur peut retirer en tout temps, dans l'onglet Plus, l'accord donné aux fonctions d'IA (section 5.7).
- Les fonctions en version bêta ne sont activées qu'à la demande du client. Pour faire désactiver une fonction d'IA du CRM sur son compte, le client peut écrire à info@chatdirect.ca.
Les personnes dont les renseignements figurent dans le CRM d'un client exercent leurs droits (section 8) auprès de cette entreprise ; elles peuvent aussi nous écrire, et nous transmettrons leur demande.
5.7 Application mobile : fonctions d'IA et accord de l'utilisateur
Dans l'application mobile ChatDirect, les fonctions suivantes transmettent des données au fournisseur d'IA choisi par l'entreprise (par défaut Anthropic, modèles Claude), selon les règles de la section 5.3 et les précisions de la section 5.1 :
- Lecture d'une carte d'affaires : la photo de la carte.
- « Mettre au propre » une note : le texte de la note.
- Suggestion de réponse du chat en direct, « Remplir avec l'IA » sur la fiche d'un contact et titres des conversations : la conversation avec le visiteur.
- Courriel rédigé par l'IA : le nom du contact et le début de sa conversation.
- Conseil « Ma journée » : les activités et les affaires du jour.
Avant le premier envoi de données à l'IA, l'application présente ces fonctions et les données transmises, et demande l'accord de l'utilisateur. Cet accord est enregistré pour son compte sur l'appareil utilisé. L'utilisateur peut le retirer en tout temps dans l'onglet Plus de l'application ; l'accord lui sera alors redemandé avant la prochaine utilisation d'une fonction d'IA.
Le résultat produit est une suggestion, que l'utilisateur vérifie avant de l'utiliser (section 5.4). Comme pour le chatbot, les conditions de la section 10 s'appliquent : selon leurs conditions d'utilisation de l'API, les fournisseurs d'IA n'utilisent pas ces données pour entraîner leurs modèles.
6. Hébergement et sécurité
Pour un résumé de nos mesures de sécurité, de nos sous-traitants et de nos réponses sur SOC 2, consultez la page Sécurité.
6.1 Infrastructure
L'application et les fichiers principaux sont hébergés sur un serveur privé virtuel (VPS) OVH situé à Beauharnois, Québec, Canada. Certaines données du CRM (affaires, organisations, produits, soumissions) sont stockées dans des fichiers sur ce serveur OVH, au Canada. Les autres données structurées (comptes, conversations, leads, embeddings vectoriels) sont stockées dans une base de données Supabase (PostgreSQL) hébergée au Canada (AWS ca-central-1, Montréal), avec chiffrement en transit (TLS) et au repos (AES-256).
6.2 Chiffrement
- En transit : toutes les communications sont chiffrées via TLS/HTTPS (HSTS activé)
- Au repos : les clés API et les identifiants d'intégration que les clients enregistrent dans leur portail sont chiffrés en AES-256-CBC
- Mots de passe : hachés avec bcrypt (jamais stockés en clair)
6.3 Mesures de sécurité
- Headers de sécurité : X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, HSTS
- Protection CSRF sur tous les formulaires
- Rate limiting sur les endpoints critiques
- Validation stricte des entrées (regex, whitelist)
- Protection SSRF sur les webhooks
- Authentification à deux facteurs (2FA) par TOTP et codes de secours, disponible sur tous les portails
- Sous-domaines wildcard SSL pour les clients
- Revues de sécurité internes régulières
6.4 Cloisonnement des données (Privacy Wall)
Les données de chaque client sont strictement isolées. L'équipe ChatDirect n'a pas accès aux données des clients sans autorisation explicite temporaire (72 heures maximum), accordée uniquement à des fins de support technique ou de résolution d'incident.
7. Conservation des données
7.1 Durée de conservation
- Conversations : conservées tant que le compte client est actif, ou jusqu'à ce que le client les supprime. Le client peut supprimer ses conversations depuis son portail ; nous les supprimons aussi sur demande.
- Leads : conservés tant que le compte client est actif, ou jusqu'à ce que le client les supprime. Le client peut supprimer ses leads depuis son portail ; nous les supprimons aussi sur demande.
- Données de compte : conservées pendant la durée de l'abonnement. Après la résiliation, elles sont conservées jusqu'à leur suppression, faite à la demande du client ; une archive est alors gardée 90 jours, puis effacée.
- Logs de rate limiting : identifiants techniques hachés, sans adresse IP en clair, effacés automatiquement après 24 heures
7.2 Suppression des données visiteur
Les visiteurs peuvent demander la suppression de leurs données via le widget de chatbot (fonctionnalité RGPD intégrée) ou en contactant le client. L'endpoint /api/delete-data.php permet la suppression programmatique.
8. Droits des utilisateurs
Conformément à la Loi 25 et au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (JSON/CSV)
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données
- Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment
Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@chatdirect.ca. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.
9. Cookies et technologies de suivi
9.1 Cookies essentiels
Le widget de chatbot utilise un identifiant de session stocké en localStorage pour maintenir la continuité de la conversation. Ce n'est pas un cookie au sens traditionnel et ne permet aucun pistage inter-sites.
9.2 Google Analytics
Si le client active Google Analytics (GA4), des événements anonymisés sont transmis (ouverture du chat, envoi de message, capture de lead). Le client est responsable d'informer ses visiteurs de l'utilisation de GA4 et d'obtenir le consentement requis.
9.3 Google Tag Manager
Le site chatdirect.ca utilise Google Tag Manager pour la gestion des balises analytics. Aucun cookie de publicité n'est utilisé.
10. Transferts internationaux
L'infrastructure applicative et la base de données sont hébergées au Canada : serveur privé virtuel (VPS) OVH (Beauharnois, Québec) et base Supabase (AWS ca-central-1, Montréal). Aucune donnée structurée n'est stockée hors du Canada. En revanche, lors du traitement des messages par les fournisseurs d'IA, le contenu des conversations est transmis à leurs serveurs, de même que les données utilisées par les fonctions d'IA du CRM (section 5) :
- Anthropic (Claude) : serveurs aux États-Unis
- OpenAI (GPT + embeddings) : serveurs aux États-Unis
- Google (Gemini) : serveurs aux États-Unis
- Mistral : serveurs en Europe
Ces transferts sont nécessaires à la fourniture du Service. Selon leurs conditions d'utilisation de l'API, ces fournisseurs n'utilisent pas ces messages pour entraîner leurs modèles et ne les conservent que pour une durée limitée, afin de détecter les abus : généralement jusqu'à 30 jours (jusqu'à 55 jours chez Google), et plus longtemps pour un contenu signalé comme abusif, selon leurs conditions.
11. Sous-traitants
- OVH (serveur privé virtuel, VPS) — Canada (Beauharnois, QC)
- Supabase (base de données PostgreSQL, pgvector) — Canada (AWS ca-central-1, Montréal)
- Fournisseurs IA (Anthropic, OpenAI, Google, Mistral) — traitement des messages, génération d'embeddings et fonctions d'IA du CRM (section 5)
- Stripe — traitement des paiements
- SMTP2GO — envoi de courriels transactionnels (fournisseur principal)
- Fournisseurs de courriel secondaires (SendGrid, Brevo, Mailgun, Amazon SES) — envoi de notifications (solution de relève)
- Twilio — SMS et WhatsApp Business (si configuré par le client)
- Meta — Facebook Messenger et Instagram DM (si configuré par le client)
- Google Firebase (Firebase Cloud Messaging) : notifications poussées de l'application mobile, traitement aux États-Unis. Données transmises : jeton de l'appareil et contenu court de la notification (par exemple, nom du contact, extrait du message).
12. Protection des mineurs
Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs. Si nous apprenons que des données d'un mineur ont été collectées, nous les supprimerons dans les meilleurs délais.
13. Incident de sécurité
En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, nous nous engageons à :
- Notifier la Commission d'accès à l'information du Québec dans les 72 heures
- Informer les personnes concernées dans les meilleurs délais
- Documenter l'incident et les mesures correctives prises
14. Modifications de cette politique
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur cette page avec une date de « dernière mise à jour » actualisée. Pour les modifications substantielles, nous vous informerons par courriel ou par notification dans le portail client.
15. Contact
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits :
Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou, pour les résidents de l'UE, auprès de l'autorité de contrôle de votre pays.